Cách tìm kiếm trong file PDF

Khi phải tìm kiếm thông tin cụ thể trong một file PDF dài, bạn có thể sẽ phải mất rất nhiều thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá Cách tìm kiếm từ khóa trong file PDF bằng những phương pháp nhanh chóng, tiện lợi và chính xác nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

I. Chức năng tìm kiếm trong PDF là gì?

Chức năng tìm kiếm trong PDF là một tính năng quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể khi làm việc với các tài liệu số. Cho dù bạn đang cần tìm một từ khóa, cụm từ, hay thậm chí là một tập hợp điều kiện phức tạp thì định dạng PDF đều hỗ trợ các chức năng tìm kiếm từ cơ bản đến nâng cao.

Việc đảm bảo độ chính xác của nội dung, đặc biệt khi bạn chuyển đổi từ file Word sang PDF cũng rất cần thiết, vì sai lệch giữa hai định dạng có thể ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm. Bây giờ hãy cùng tìm hiểu chi tiết về các chức năng tìm kiếm cơ bản và nâng cao trong PDF nhé.

1. Chức năng tìm kiếm cơ bản

Chức năng tìm kiếm cơ bản trong PDF cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các từ hoặc cụm từ cụ thể trong tài liệu. Tính năng này có sẵn trong hầu hết các phần mềm đọc PDF và trình duyệt web, giúp người dùng dễ dàng truy cập trên nhiều nền tảng. Để thực hiện tìm kiếm cơ bản, bạn chỉ cần sử dụng thanh tìm kiếm hoặc tổ hợp phím tắt trong giao diện của phần mềm hoặc trình duyệt. Sau đó, bạn nhập từ khóa hoặc cụm từ cần tìm, công cụ tìm kiếm sẽ xác định và đánh dấu nổi bật tất cả các kết quả trong tài liệu.

2. Chức năng tìm kiếm nâng cao

Đối với những người dùng cần thực hiện các thao tác tìm kiếm phức tạp hơn, chức năng tìm kiếm nâng cao trong PDF sẽ cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ hơn. Một trong những lợi thế nổi bật của tính năng này là khả năng sử dụng các “Boolean operators” như AND, OR, và NOT để tạo ra các truy vấn tìm kiếm chính xác hơn. Điều này giúp bạn có thể kết hợp nhiều từ khóa, hoặc loại trừ các kết quả chứa từ không mong muốn, giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm.

Bên cạnh đó, chức năng tìm kiếm nâng cao còn cho phép bạn tìm kiếm theo các thuộc tính cụ thể của tài liệu như “siêu dữ liệu (metadata)”, “chú thích (annotations)” hoặc “dấu trang (bookmarks)”.

II. Cách tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong PDF bằng trình duyệt

Tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong PDF bằng trình duyệt là một quy trình đơn giản, dễ thực hiện và hiệu quả, phù hợp khi bạn không muốn cài đặt thêm phần mềm đọc PDF chuyên dụng. Sau đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện.

Bước 1: Trước tiên, bạn cần mở file PDF trong trình duyệt mà bạn sử dụng, chẳng hạn như Google Chrome, Microsoft Edge, hoặc Firefox.

Bạn có thể thực hiện bằng cách click chuột phải vào file PDF >> Open with >> chọn trình duyệt web mà bạn thường sử dụng.

Bước 2: Sau khi tệp PDF đã được mở, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm tích hợp sẵn trong trình duyệt để tìm từ hoặc cụm từ bạn cần.

Thông thường, bạn có thể truy cập chức năng này bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc Cmd + F (đối với Mac).

Bước 3: Khi đã nhập từ hoặc cụm từ cần tìm vào thanh tìm kiếm, trình duyệt sẽ đánh dấu tất cả các kết quả tìm thấy trong file PDF.

Bạn có thể xem lại các kết quả và sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua các trang và tìm nội dung bạn đang cần.

III. Cách tìm kiếm trong PDF bằng Adobe Acrobat

Nếu bạn muốn tìm kiếm trong file PDF với các tính năng nâng cao hơn, PDF.vn khuyến khích bạn sử dụng một phần mềm đọc PDF chuyên dụng như Adobe Acrobat.

Adobe Reader không chỉ hỗ trợ tìm kiếm cơ bản mà còn cung cấp nhiều chức năng mạnh mẽ hơn. Adobe Reader có thể được cài đặt được trên nhiều hệ điều hành, bao gồm Windows, Mac, Android và iOS. Tuy nhiên, một số tính năng chỉnh sửa PDF có thể yêu cầu bạn nâng cấp lên phiên bản trả phí.

Bước 1: Đầu tiên, hãy mở Adobe Acrobat và chọn file PDF mà bạn muốn tìm kiếm. Bạn có thể nhấp vào Menu >> Open và tìm đến vị trí lưu file PDF trên máy tính của bạn.

Bước 2: Sau khi mở file PDF, bạn sẽ thấy thanh công cụ tìm kiếm xuất hiện ở phía trên của Adobe Acrobat. Nhấp vào nó.

Bước 3: Khi thanh tìm kiếm đã được kích hoạt, bạn hãy nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm trong tài liệu PDF.

Adobe Acrobat sẽ tự động hiển thị các kết quả khớp với từ khóa theo thời gian thực >> Nhấn Enter hoặc bấm vào biểu tượng tìm kiếm để hoàn thành thao tác tìm kiếm.

Bước 4: Adobe sẽ đánh dấu nổi bật tất cả các kết quả tìm được trong tài liệu. Bạn có thể xem các kết quả bằng cách cuộn chuột qua các trang.

IV. Cách tìm kiếm trong file scan PDF bằng công cụ online

Tìm kiếm trong file scan PDF có thể phức tạp hơn so với file PDF thông thường vì các nội dung trong file scan thường ở dạng hình ảnh, không phải văn bản có thể tìm kiếm được. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng các công cụ online hỗ trợ OCR (Optical Character Recognition), cho phép chuyển đổi nội dung hình ảnh trong file scan thành văn bản và thực hiện tìm kiếm.

1. Sử dụng công cụ online Smallpdf

Một trong những công cụ phổ biến và dễ sử dụng nhất hiện nay là Smallpdf. Đây là một công cụ online mạnh mẽ, hỗ trợ nhiều tính năng liên quan đến PDF, bao gồm cả tìm kiếm trong file PDF. Dưới đây là các bước hướng dẫn tìm kiếm trong file scan PDF bằng Smallpdf.

Bước 1: Mở trình duyệt của bạn và truy cập vào trang web Smallpdf.

Bước 2: Chọn công cụ PDF OCR trên giao diện của Smallpdf.

Nhấn Chọn các tệp để tải lên file scan PDF mà bạn muốn tìm kiếm. Smallpdf sẽ tự động áp dụng OCR để chuyển đổi nội dung hình ảnh thành văn bản.

Quá trình này chỉ mất vài phút, tùy thuộc vào kích thước file của bạn.

Bước 3: Sau khi quá trình OCR hoàn tất, bạn hãy tải về file đã được chuyển đổi.

Bước 4: Bạn có thể mở file trong trình duyệt hoặc phần mềm đọc PDF và sử dụng chức năng tìm kiếm như đã hướng dẫn ở các phần trước.

Bây giờ, nội dung trong file scan đã trở thành văn bản và bạn có thể dễ dàng tìm kiếm từ khóa hoặc cụm từ.

Tìm kiếm trong file PDF là một kỹ năng giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả khi làm việc với các tài liệu PDF. PDF.vn chúc bạn áp dụng thành công các phương pháp trên đây. Cảm ơn bạn đã tìm đọc bài viết.