Cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính

Scan tài liệu thành file PDF trên máy tính là công việc thường gặp của những người làm việc văn phòng. Trong bài viết này, PDF.vn chia sẻ với bạn cách Scan tài liệu thành file PDF trên máy tính nhanh chóng và chuẩn xác nhất.

I. Cách Scan tài liệu thành file PDF từ máy quét Scan

Đối với những doanh nghiệp lớn, thường phải xử lý lượng lớn tài liệu, giấy tờ thì việc trang bị máy Scan là điều thiết yếu. Với máy Scan, các tài liệu được Scan một cách chuẩn xác, đẹp và chất lượng tốt nhất. Để Scan tài liệu thành file PDF từ máy quét Scan bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Cắm cáp kết nối từ máy Scan vào máy tính và thực hiện cài đặt Driver dựa theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

Bước 2: Khi kết nối thành công, máy tính sẽ nhận máy Scan. Bạn đưa tài liệu cần Scan thành file PDF vào máy Scan.

Bước 3: Trên máy tính, bạn mở Windows Fax and Scan trong cửa sổ tìm kiếm Start Menu.

Bước 4: Tại giao diện chính của Windows Fax and Scan, bạn chọn mục New Scan để thực hiện việc Scan tài liệu mới.

Bước 5: Sau đó, bạn cần chọn máy Scan đang được sử dụng để Scan tài liệu thành file PDF.

Bước 6: Cửa sổ New Scan sẽ xuất hiện và chúng ta sẽ các thông tin cần thiết lập như sau.

• Scanner: Máy Scan đang được sử dụng, chọn Change… để đổi máy
• Profile: Thông tin tài liệu Scan, bạn có thể để là Documents hoặc Photos
• Source: Mục này bao gồm 02 lựa chọn như sau: Feeder - Scan tài liệu thông qua khây nạp giấy, có khả năng scan văn bản thành một tập tin PDF. Flatbed - Scan tài liệu bằng cách mở nắp thiết bị scan để đặt giấy vào.
• Color Format: Định dạng màu sắc
• File Type: Định dạng file, bạn có thể chọn JPG hoặc PNG
• Resolution (DPI): Độ phân giải, nếu thiết lập càng cao thì file Scan càng nét
• Brightness: Điều chỉnh độ sáng tối
• Contrast: Điều chỉnh độ tương phản

Sau khi thiết lập hoàn tất, bạn chọn Scan để thực hiện việc quét tài liệu bằng máy Scan.

Bước 7: Khi Scan thành công, bạn sẽ được trở về giao diện chính của Windows Fax and Scan. Tại đây, bạn chọn mục Print để tiến hành xuất bản file Scan ra file tài liệu PDF.

Bước 8: Trong cửa sổ Print, bạn chọn Printer – Microsoft Print to PDF và nhấn Print để xuất bản thành file PDF trên máy tính.

II. Cách Scan tài liệu thành file PDF từ hình ảnh

Trong trường hợp bạn cần Scan tài liệu thành file PDF nhưng lại không có máy Scan chuyên nghiệp thì phải làm thế nào? Để giải quyết vấn đề này, bạn hãy Scan tài liệu thành file bằng hình ảnh chụp từ điện thoại, máy tính, webcam, máy ảnh…. Chỉ cần có hình ảnh dưới định dạng JPG, JPEG, PNG… bạn hoàn toàn có thể chuyển thành file PDF nhanh chóng.

Những lưu ý khi Scan tài liệu PDF từ file hình ảnh:

• Chụp ảnh sao cho Camera thẳng đứng giữa tài liệu PDF, không chụp nghiêng, chụp chéo tài liệu.
• Chụp hình ảnh với đèn Flash để tăng độ tương phản, làm rõ nét chữ giúp việc Scan tài liệu tốt hơn.
• Chụp ảnh tài liệu trong môi trường ánh sáng tốt, càng sáng thì sẽ càng hạn chế hiện tượng noise (nhiễu hạt), giúp hình ảnh khi Scan thành file PDF sắc nét hơn.

1. Cách Scan tài liệu thành PDF từ hình ảnh với công cụ Print sẵn có trên Windows

Print là một công cụ in ấn sẵn có trên máy tính Windows và cũng có thể sử dụng để chuyển đổi file hình ảnh thành file PDF một cách nhanh chóng. Để Scan tài liệu thành file PDF từ hình ảnh bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Tải hình ảnh lên máy tính, Click chuột phải vào hình ảnh và chọn Print.

Bước 2: Sau đó, cửa sổ Print Pictures xuất hiện thì bạn thiết lập các mục như sau:

• Printer: Chọn Microsoft Print to PDF
• Fit picture to frame: Tự chỉnh hình ảnh vừa với khung giấy

Cuối cùng, bạn nhấn Print để thực hiện Scan tài liệu từ hình ảnh thành file PDF trên máy tính

2. Cách Scan tài liệu thành PDF từ hình ảnh với trình duyệt Google Chrome, Cốc Cốc, Edge…

Trên những trình duyệt hiện nay cũng được tích hợp tính năng in, giúp người dùng chuyển hình ảnh thành file Scan PDF nhanh chóng và tiện lợi. Dưới bài viết này, Word.com.vn hướng dẫn với trình duyệt Chrome, với những trình duyệt khác bạn thao tác tương tự.

Bước 1: Bạn kéo thả hình ảnh cần Scan thành tài liệu PDF vào trong trình duyệt.

Bước 2: Trong cửa sổ trình duyệt, bạn chọn Tùy chọn và mở mục In (Ctrl + P).

Bước 3: Trong mục In, chúng ta sẽ thiết lập các thông số như sau.

• Máy in đích: Microsoft Print to PDF
• Trang: Tất cả
• Bố cục: Phong cảnh (đối với tài liệu Scan theo khổ ngang); Chân dung (đối với tài liệu Scan theo khổ dọc)
• Màu: Đen và trắng

Cuối cùng, bạn nhấn In để hoàn tất việc Scan tài liệu hình ảnh thành file PDF trên máy tính.

3. Cách Scan tài liệu thành PDF từ hình ảnh với CamScanner Online

CamScanner Online là công cụ Online Scan tài liệu thành file PDF hoàn toàn miễn phí và đang được hàng triệu người dùng mỗi ngày. Chỉ cần bạn chụp tài liệu sắc nét, chuẩn trong khung hình thì việc Scan tài liệu sẽ không có gì khó!

Bước 1: Bạn mở trang CamScanner Online, chọn mục Upload for Scan để thêm hình ảnh cần Scan tài liệu thành PDF.

Bước 2: Khi tải hình ảnh lên hệ thống thành công, việc đầu tiên bạn cần thực hiện là cắt tài liệu. Bạn hãy chọn khung hình bao quanh tài liệu của mình gọn gàng nhất, giúp file Scan PDF đẹp và chuyên nghiệp.

Sau đó, bạn nhấn Cắt để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Về cơ bản, bây giờ bạn đã có tài liệu Scan từ hình ảnh thành file PDF với chất lượng rất tốt. Nếu bạn thấy file PDF này đã phù hợp, chọn Tải xuống để lưu về máy tính.

Bước 4: Trong trường hợp bạn chưa hài lòng với màu sắc, chất lượng chữ khi Scan thì bạn hãy chọn mục Điều chỉnh để thay đổi Độ sáng/ Độ tương phản/ Nhiệt độ màu.

Bước 5: Tiếp theo, bạn chọn Hiệu Ứng để thay đổi hiệu ứng Scan, mang đến tài liệu sắc nét và chất lượng nhất.

Bước 6: Cuối cùng, bạn chọn Tải xuống để lưu tài liệu Scan từ hình ảnh thành file PDF về máy tính.

Trong bài viết này, PDF.vn đã gửi đến bạn nhiều cách khác nhau để Scan tài liệu thành file PDF trên máy tính nhanh chóng và đơn giản. Chúc bạn thành công!