Cách xuất file PDF trong excel không bị cắt

Xuất file PDF trong Excel thường gặp lỗi bị cắt bảng hoặc thiếu dữ liệu. Để khắc phục, PDF.vn sẽ hướng dẫn bạn cách xuất file PDF từ Excel không bị cắt, giúp tài liệu hiển thị đầy đủ và chuyên nghiệp.

1. Cách xuất file PDF trong Excel không bị cắt

Trước khi xuất file Excel dưới dạng PDF, bạn cần đảm bảo rằng file của bạn được thiết lập đúng cách để tránh việc bị cắt hoặc mất dữ liệu. Dưới đây là các bước để chuẩn bị file Excel trước khi xuất PDF.

Bước 1: Điều chỉnh chế độ xem trang (Page Layout)

Để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trên trang tính của bạn sẽ xuất hiện đầy đủ trên PDF, hãy chuyển sang chế độ Page Layout. Bạn có thể vào tab View và chọn Page Layout để xem trước file dưới dạng trang in, hoặc vào File >> Print để xem trước bản in.

Bước 2: Bây giờ hãy chuyển sang tab Page Layout, bạn chọn các tùy chọn phù hợp cho file của mình.

• Orientation: Chọn Portrait hoặc Landscape để điều chỉnh hướng trang.
• Size: Chọn kích thước giấy (thường là A4).
• Margins: Điều chỉnh lề sao cho phù hợp.
• Scale to Fit: Sử dụng tính năng này để thu nhỏ hoặc phóng to dữ liệu sao cho vừa khít với trang giấy mà không bị mất dữ liệu.

Bước 3: Sau khi đã chọn xong tùy chọn thích hợp, đánh dấu vào Print trong mục Gridlines để giữ lại các đường lưới.

Bước 4: Nếu bạn chỉ muốn xuất một phần cụ thể của bảng, hãy đặt vùng in bằng cách chọn vùng dữ liệu và vào tab Page Layout >> chọn Print Area >> sau đó chọn Set Print Area.

Bước 5: Để xuất file PDF, bạn vào File >> Print.

Hãy xem trước toàn bộ tài liệu và lựa chọn các cài đặt in theo ý muốn, hãy chọn Printer là Microsoft Print to PDF.

Cuối cùng nhấn Print khi bạn sẵn sàng.

Bước 6: Chọn thư mục để lưu file PDF, nhập tên file và nhấn Save. Như vậy bạn đã xuất file PDF thành công từ Excel.

2. Cách lưu Excel dưới dạng PDF

Sau khi đã thiết lập và chuẩn bị file Excel, bạn có thể tiến hành lưu file dưới dạng PDF với các bước đơn giản sau.

Bước 1: Vào File trên thanh công cụ và chọn Save As.

Nhấn Browse để chọn nơi lưu trên máy tính của bạn.

Bước 2: Tại hộp thoại Save As, nhập tên file trong mục File Name >> Tiếp theo, tại mục Save as type, bạn nhấn chọn PDF (*.pdf) để lưu file dưới định dạng PDF.

Bước 3: Sau đó, bạn chọn Options để kiểm tra các tùy chọn lưu file, bạn có thể chọn xuất toàn bộ workbook hay chỉ một số trang nhất định.

Nếu cần xuất toàn bộ file Excel, hãy đảm bảo đã chọn Entire Workbook >> nhấn OK để hoàn tất.

Bước 4: Nhấn Save để hoàn tất quá trình lưu và xuất file PDF.

3. Cách lưu nhiều Sheet Excel sang PDF

Trong trường hợp khác mà bạn cần xuất nhiều trang Excel thành một file PDF duy nhất, thì dưới đây là các bước chi tiết cực đơn giản và nhanh chóng.

Bước 1: Vào tab File trên thanh menu >> bạn ấn chọn Save As >> click Browse.

Bước 2: Trong hộp thoại Save As, chọn định dạng PDF từ danh sách các tùy chọn trong mục Save as type.

Bước 3: Ở mục Options, chọn Page (s) để chỉ định phạm vi trang mà bạn muốn lưu thành một file PDF duy nhất >> Nhấn Ok.

Bước 4: Cuối cùng, bận nhấn Save để hoàn tất quá trình lưu tệp PDF.

Bằng cách làm theo các bước mà PDF.vn đã hướng dẫn, bạn có thể dễ dàng thiết lập, lưu và xuất các trang tính Excel của mình một cách chính xác và hiệu quả, đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng sẽ không bị cắt hay mất mát. Hy vọng rằng bài hướng dẫn này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc xử lý các file Excel của mình. Cảm ơn bạn đã tìm đọc bài viết và đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích khác để làm việc với Excel hiệu quả hơn nhé.